Manual de usuario del módulo de flota

Objetivo

El módulo de flota fue concebido para gestionar en su totalidad el proceso de transporte, permitiendo registrar equipos, reportes diarios, mantenimientos correctivos y preventivos, rutinas de trabajos, etc.

Notas generales:

Los campos con color azul de fondo son obligatorios.

Todas las listas desplegables permiten añadir nuevos elementos(seleccionado opción crear y editar al final de la lista), con esto se garantiza que no pierdan los datos ya registrados en un formulario activo. 

Equipos

A continuación se muestra el formulario de registro de equipos, el mismo consta de un encabezado donde se registran datos primarios del equipo tales como marca, modelo, placa, entre otros y un detalle compuesto por 5 pestañas:

Propiedades generales: define los datos generales del equipo como tipo, origen, número de chasis, número de motor, lectura acumulada y última lectura, eficiencia de combustible, etc. Cuando se registran los equipos por primera vez el campo lectura acumulada es editable para si el equipo es usado se registre la lectura de su odómetro u horómetro, luego este campo se bloquea definitivamente y se va incrementando con las lecturas registradas en los reportes diarios, el botón RESETEAR como su nombre indica permite de resetear el odómetro u horómetro del equipo, esto es un proceso irreversible y solamente tiene acceso un usuario con rol administrador de flota(ver permisos), antes del primer reseteo los campos lectura acumulada y ultima lectura tiene el mismo valor, luego de resetearlo el campo última lectura comienza en 0 o con el valor  que le indique el usuario.

Propiedades adicionales: define los datos adicionales del equipo como ancho, largo, alto, color, número de asientos, etc.

Herramientas: define las herramientas asociadas al equipo, provienen del inventario.

Documentación técnica: define los documentos del equipo, manual de usuarios, permiso de circulación, permite adjuntar archivos(documentos, imágenes, etc)

Fotos: permite adjuntar fotos del equipo.

Control de equipos

A continuación se muestra el formulario de registro de control diario de equipos, el mismo consta de un encabezado donde se registran datos tales como la fecha, el proyecto, el equipo, la nueva lectura, etc. Al seleccionar el proyecto se activa el cuadro desplegable de los equipos(con los equipos definidos previamente para ese proyecto, en el módulo de proyecto), al seleccionar el equipo se actualiza automáticamente el campo responsable. Un usuario estándar solo puede registrar lecturas mayores o iguales a la última lectura registrada, solamente el administrador de flota puede registrar lecturas inferiores, esto al parecer no tiene sentido, pero es la única forma de corregir una lectura registrada erróneamente, solamente se permite para el último parte registrado.

Dicho formulario consta de un detalle con 3 pestañas:

Novedades: permite registras las novedades detectadas en el equipo(puede poner 1 adjunto por novedad, si es mas de 1 archivo hacer un compactado), a criterio del mecánico se puede crear una orden de trabajo correctiva(de aquí en adelante OTC) a partir de una novedad haciendo clic en el icono crear orden de trabajo al final de la línea, dicha novedad se marcaría como resuelta una ves cerrada la orden de trabajo que generó.

Novedades pendientes: Muestra las novedades pendientes que tiene el equipo, agregando como dato adicional el reporte diario del cual proviene cada novedad.

Mantenimientos pendientes: muestra los mantenimientos pendientes que tiene el equipo, estos mantenimientos provienen de las órdenes de trabajo preventivas(de aquí en adelante OTP) que están en estado diferentes de cerradas, se indica la cantidad de km que falta para cada mantenimiento y el nivel que va ser notificado según la proximidad(ver matriz de notificación).

Órdenes de trabajo

Cuando se crean las órdenes de trabajo a partir de una novedad se actualiza automáticamente  el campo tipo de orden de trabajo como OTC y cuando se sean usando el menú de las órdenes de trabajo se actualiza con OTP, estos valores no se pueden cambiar. 

Las rutinas de trabajo define la OTP cuando selecciona la rutina en el detalle se cargan las tareas que tiene asociadas esa rutina, se pueden agregar más tareas para una orden en particular, no afecta la rutina, una orden no puede ser cerrada a menos que todas sus tareas no hayan sido cumplidas, cuando una OTP se cierra se crea una en estado borrador para el siguiente mantenimiento con la misma cantidad de km para el siguiente mantenimiento que la que acaba de cerrar, tiene los 3 primeros estados para cambiar la cantidad de km para el próximo mantenimientos, una ves cerrada este campo se bloquea.

Rutinas de trabajo

Este formulario describe las rutinas de trabajo y las tareas asociadas.

Matriz de notificación

En este formulario esta definido a que porciento sera notificado cada nivel de la pirámide organizacional, solamente un usuario con rol de administrador de flota puede cambiar este porcentaje, cuando un mantenimiento cumpla con alguno de estos porcentajes de proximidad la persona involucrada recibirá un correo indicando este tema.

 Permisos

Para cada estado de la orden trabajo existe un permiso, si desea que un usuario tenga control total de la orden de trabajo en los 4 estados debes asignar los 4 permisos que se mencionan a continuación:

Borrador: tiene control total de las órdenes de trabajo en estado borrador.

Aprobada: tiene control total de las órdenes de trabajo en estado aprobada.

Ejecutada: tiene control total de las órdenes de trabajo en estado ejecutada.

Cerrada: tiene control total de las órdenes de trabajo en estado cerrada.

Administrador de flota: los usuarios con este permiso tienen control total en el módulo de flota, puede resetar odómetros u horómetros, registrar lecturas inferiores a la ultima lectura registrada, cambiar el porciento de notificación de la pirámide organizacional, etc.

 

Elaborado por:

Ing. José Miguel Rivero Fernández

TresCLOUD Cia Ltda

2015

Revisión: Jun/2017

 

 

 

 

 

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